Menu Opret profil

Privatlivspolitik for Nyborg Svømmeklub 
Senest ændret den 24-05-2018

 

Dataansvar

Vi har udfærdiget denne privatlivspolitik, så du som medlem, træner, ansat, frivillig – eller som person der på anden måde er tilknyttet Nyborg Svømmeklub, ved hvordan vi behandler dine personoplysninger.
 
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger med det formål at drive Nyborg Svømmeklub og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af det angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. Dette dokument giver et overblik over vores behandling af dine data og du kan også læse om dine rettigheder i forhold til hvad vi må, og hvad du kan kræve.
 
 

Kontaktoplysninger

Nyborg Svømmeklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
 
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Formand Lene Høybye
Adresse: Skrænten 9, 5800 Nyborg

Telefonnr.: 30 20 23 12

Mail: formand@nsklub.dk
Website: www.nsklub.dk

CVR: 54454619 
 

Behandling af persondata

Som led i vores virke og driften i det daglige, behandler vi følgende personoplysninger.

Medlemmer, svømmere, trænere, frivillige, ansatte, forældre mfl.

Almindelige personoplysninger
  • Fuldt navn
  • Køn
  • Fødselsdato
  • Adresse
  • Telefonnumre
  • E-mailadresser
  • Evt. billeder/filmmateriale
  • Brugernavn samt adgangskode
  • Evt. familierelationer du selv opretter
  • Oplysninger om holdtilmeldinger
  • Oplysninger om tilmeldinger til øvrige arrangementer/events
  • Oplysninger om evt. tillidsposter i foreningen
  • Oplysninger om sportslige resultater fra arrangementer/events
 Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse
  • Oplysninger, du selv giver os om f.eks. allergier, særlig kost mv. (f.eks. ved arrangementer/events)
  • Oplysninger, vi modtager fra medlemmer i forbindelse med evt. klager og henvendelser

Trænere, frivillige og ansatte

Særligt for trænere, frivillige og ansatte gælder, at vi også indhenter disse personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse
  • CPR-nummer (bruges til lønudbetaling, skattefri godtgørelse, børneattester mv.)
  • Bankkontooplysninger og oplysninger om skatteoplysninger (i forbindelse med lønudbetaling)
  • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
  • Oplysninger, du selv giver os om f.eks. uddannelse, tidligere joberfaring (ifm. ansøgning).

Indsamling af personoplysninger

Dine personoplysninger bliver indsamlet igennem Klubmodul, e-mails som du sender eller via samtaler som du har med de ansatte eller frivillige i svømmeklubben.
Derudover er der enkelte data som klubben genererer i den daglige drift:
  • Fremmøderegistrering 
  • Administrative holdændringer og ventelisteoplysninger 
  • Sportslig udvikling 
Vi indhenter også data fra eksterne kilder – og det kan variere, alt efter om du er medlem, træner, ansat eller frivillig.
 
Følgende data indhenter vi eksternt, i de tilfælde hvor der er et behov:
  • Offentlige myndigheder: Skatteoplysninger ift. udbetaling af løn og oplysninger om strafbare forhold i forbindelse med indhentning af børneattest - Kommuner: Oplysning om særlige støtteordninger f.eks. fritidsbeviser 3
  • Offentlige organisationer: Oplysning om særlige støtteordninger f.eks. flygtningebeviser, tilskud fra Broen mv.
  • DIF (Dansk Svømmeunion) og DGI: Oplysninger om klubskifte, karantæner, kursusdeltagelse, svømmetider mv.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål i forbindelse med drift af Nyborg Svømmeklub, når vi har en lovlig grund.
 
Lovlige grunde til behandling er særligt:
Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke
 
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt
  • Administration af din relation til os
Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
  • Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Billeder og filmklip

Vi tager billeder og optager film i forbindelse med stævner, træningslejre, træning og andre events.
Vi anvender billeder og filmklip på vores hjemmeside, i nyhedsbreve, reklamer, Facebook og Instagram.
 
Billeder som viser en aktivitet eller en situation vil kunne anvendes uden at vi indhenter samtykke. Vi vil altid være agtpågivende i forhold til ikke at anvende billeder/film, hvor den eller de afbillede kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. Et medlem vil altid kunne anmode om at få et billede/filmklip slettet.
 
Ift. portrætbilleder/filmklip med portrætbilleder vil vi indhente samtykke før vi før vi anvender materialet.
 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
 
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
 
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
 

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer. Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
 
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
 
Vi deler dine personoplysninger med følgende partnere:
 
Klubbens hjemmeside, nyhedsbreve og mails mm.
I vores daglige drift vil dit navn og andre almindelige personoplysninger kunne optræde. Det kan være i forbindelse med infosedler til deltagere af et specifikt arrangement, hvor der vil fremgå hvem der deltager i hvad, hvem der kører, hvem der medbringer hvad osv. Af øvrige dokumenter kan nævnes holdlister, oprykningssedler, målsætningssedler, videomateriale, SMS’er (typisk udsendt fra Klubmodul), rekordlister, nyhedsbreve og lignende.
 
Facebook/Instagram
Foreningen har en Facebook- og en Instagramprofil hvor vi jævnligt opdaterer omverdenen på hvad der sker. Her bliver også nævnt navne på personer tilknyttet Nyborg Svømmeklub, ligesom opslag oftest akkompagneres af billeder af de pågældende personer.
 
Klubmodul
De driver nsklub.dk, vores online medlemsportal og hjemmeside, hvor du opretter en profil og gennem den tilmelder dig hold, betaler kontingent, tilmelder dig events mv.
  • - Alle personoplysninger, du giver opbevares på sikre (kodeordsbeskyttede og firewall-beskyttet) servere.
  • - Alle elektroniske transaktioner indgået via hjemmesiden vil blive beskyttet af krypteringsteknologi (SSL - Secure Socket Layer)
Klubmodul bruger "cookies" til at indsamle oplysninger. En cookie er en lille datafil, som overføres til din computers harddisk for registreringsformål. Klubmodul kan bruge både "session" cookies og "vedvarende" cookies på hjemmesiden. Session cookies vil blive slettet fra din computer, når du lukker din browser. Vedvarende cookies forbliver gemt på din computer, indtil slettet, eller indtil de når en bestemt udløbsdato. Klubmodul bruger session cookies for se, hvilke sider du besøger på hjemmesiden og til at forebygge svig og øget hjemmesidesikkerhed. Klubmodul bruger vedvarende cookies for at kunne genkende dig, når du besøger hjemmesiden og til at holde styr på dine præferencer i forhold til din brug af hjemmesiden. Klubmodul anvender følgende tredjeparter og vil ikke, uden dit udtrykkelige samtykke, give dine personlige oplysninger til nogen tredjepart med henblik på direkte markedsføring.
 
DIBS
Alle finansielle transaktioner på hjemmesiden håndteres gennem betalingstjeneste udbyderen, DIBS. Du kan gennemgå DIBS fortrolighedspolitik på www.dibs.dk. Klubmodul deler alene oplysninger med DIBS, i det omfang det er nødvendigt, med henblik på behandling af de betalinger du foretager via hjemmesiden; refundering af betalinger, behandling af klager samt forespørgsler vedrørende betalinger og tilbagebetalinger.
 
Compaya
Alle SMS beskeder sendes til dig gennem Klubmoduls SMS udbyder, Compaya A/S www.compaya.dk. Det er udelukkende dit SMS nummer der anvendes og det gemmes ingen andre steder end på din profil i Klubmodul.
 
Nyborg Idræts- og Fritidscenter
Nyborg Idræts- og Fritidscenter udsteder de grønne armbånd, der giver adgang til Nyborg Svømme- og Badeland. Nyborg Idræts- og Fritidscenter opretter de nødvendige adgange ud fra vores holdskemaer og - lister.
 
Holdsport
Enkelte svømmehold gør brug af Holdsport. Du opretter selv en profil på Holdsport og dine data kan deles med Holdsport i relevante tilfælde.
 
Dropbox
Til administrative formål benytter vi Dropbox til opbevaring og håndtering af data.
 
Office365
Vi benytter Microsoft Office365 til håndtering af e-mail og anden kommunikation samt Yammer, som fildelings- og drøftelsesforum.
 
Danløn
Til udbetaling af løn, benytter vi Danløn.
 
Google
Vi benytter en del af Googles tjenester, f.eks. Google Docs, til online dokumenter.
 
Octoopen, Wingrodan, andre svømmeklubber, Livetiming, Dansk Svømmeunion mfl.
Du skal være opmærksom på, at deltager du i svømmestævner, vil du automatisk få tildelt en licens, du vil optræde på www.octoopen.dk og dine resultater vil blive registreret og være offentligt tilgængelige på f.eks. Livetiming.
 
I forbindelse med tilmelding til stævner eller andre arrangementer/events kan der videregives sundhedsoplysninger – f.eks. om allergier, så andre er klar over, at der skal tages en speciel forholdsregel.
 
Samtidig vil dit navn, licensnummer, anmeldt tid samt alder og køn blive delt med klubben der arrangerer stævnet og dit navn vil fremgå af resultatlister, du må forvente vil blive hængt op i den svømmehal stævnet afholdes i, ligesom listerne efterfølgende kan findes på f.eks. Livetiming.
 
Det samme gør sig i øvrigt gældende for stævner afholdt i Nyborg Svømmeklubs regi.
 
Kommuner
Vi samarbejder med kommuner, der udsteder fritidsbeviser til børn, der kan indløse dem i idrætsorganisationer. I forbindelse med dette samarbejde, vil der ske udveksling af navn mv., hvis du godkendt til denne ordning.
 
Dansk Flygtningehjælp
Vi har et samarbejde med Dansk Flygtningehjælp, der udsteder gavekort til flygtninge, der kan indløse dem i idrætsorganisationer. I forbindelse med dette samarbejde, vil der ske udveksling af navn mv., hvis du er flygtning og bruger denne ordning.
 
Broen
Vi har et samarbejde med Broen - Nyborg. Broen hjælper udsatte børn til en aktiv fritid – og er du med i denne ordning, så vil vi udveksle dine personoplysninger med Broen.
 

Markedsføring

Vi viderebringer aldrig personoplysninger til markedsføring, uden dit specifikke samtykke.
 

Opbevaring og sletning

Vi opbevarer dine personoplysninger fra du bliver medlem, ansat, frivillig eller på anden måde bliver tilknyttet Nyborg Svømmeklub.

Opbevaringen af dine personoplysninger, sker fra denne dato og op til fem år efter din tilknytning til Nyborg Svømmeklub ophører.
 
Du kan til enhver tid bede os annullere din profil ved at sende en e-mail til os, eller du kan slette din egen profil i Klubmodul ved at logge ind og scrolle til bunden af din profil. Hvis du vælger at slette din profil accepterer du at vi opbevarer din data i op til 5 fra udmeldelsesdatoen til brug for bl.a. tilskud fra kommunen.
 
I alle tilfælde opbevares dele af dine personoplysninger i overensstemmelse med bogføringslovens § 10, stk. 1, i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. Herefter slettes de.
 
Opbevaringen i fem år, sker ud fra en betragtning om at regnskabsloven foreskriver os at opbevare regnskabsdata i en periode på 5 år og medlemsoplysninger er en del af dokumentationen til vores regnskabsdata.
 
l særlige tilfælde kan der efter aftale og hvor der er relevans gemmes oplysninger længere ex. oplysninger om æresmedlemskab og oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
 

Dine rettigheder

Den europæiske persondataforordning giver dig en række rettigheder, i forbindelse med at vi behandler dine personoplysninger.
  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (dvs. udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse 
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os.
Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
 
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
 
Finder du ikke, at vi handler korrekt på din henvendelse, kan du til enhver tid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
 

Denne privatlovspolitik er version 1.0 og senest revideret 24. maj 2018