Procedure for stævnedeltagelse i Nyborg Svømmeklub

Sidst revideret d. 26. februar 2023

Retningslinier for stævnedeltagelse på nationalt plan.

1. OVERNATNING:

• Til almindelige stævner, altså ikke mesterskaber, benyttes altid den billigste overnatningsmulighed, hvilket typisk foregår på luftmadrasser på lokale skoler.
• Til regionale mesterskaber (RÅM, VÅM, Vest kort og lang) benyttes samme procedure som til almindelige stævner.
• Til DM-hold kan der, efter cheftrænerens vurdering, benyttes fortrinsvist overnatningsmuligheder, hvor fællesskabet er i fokus, f.eks. en spejderhytte.
• Til Danmarksmesterskaber kan der efter cheftrænerens vurdering komme andre overnatningsmuligheder på tale af hensyn til svømmernes muligheder for at præstere optimalt til stævnet. Forespørgsel rettes til cheftræneren. (Kun hvis der er svømmere med, som forventes at kunne komme i en finale.)
• Vi undersøger, om den arrangerende klub tilbyder overnatningsmulighed. I så fald prioriteres denne (Vi vil jo også gerne have, at de andre klubber benytter vores overnatningstilbud).

2. DELTAGERE:

• K-udvalget sørger for at deltagerlisten foreligger i god tid og hele tiden er opdateret samt at forældrene er informerede om deltagelsen.
• Kun de svømmere, som faktisk skal med til stævnet, må stå på deltagerlisten.
• Som udgangspunkt deltager en tilmeldt svømmer alle stævnedagene, uanset antallet af starter for den pågældende svømmer. Deltagelse indebærer fysisk tilstedeværelse i hallen, indtil sidste Nyborg-svømmer har været i aktion, enten i vandet eller til præmieoverrakelse.
  Vi tager afsted som en samlet klub, derfor prioriterer vi det sociale i at være afsted sammen og heppe på hinanden, indtil sidste person er færdig.
• En evt. begrænset deltagelse i et stævne, skal aftales med svømmerens pågældende træner i god tid inden stævnet - og som minimum inden tilmeldingsfristen.
• Eftertilmeldte svømmere betaler samme egenbetaling som de ordinært tilmeldte svømmere, men kan kun forvente at køre med de andre, hvis der er plads i bilerne.
   

3. STÆVNE-SNACK-KASSE:

• Til overnatningsstævner medbringer alle deltagende svømmere en ting til klubbens fælles stævne-snack-kasse. Af infosedlen fremgår det, hvad den enkelte svømmer skal bidrage med.
• Det er udelukkende K-udvalget, som afgør fordelingen samt stævne-snack-kassens indhold.
• De udvalgte holdledere til stævnet, har ansvaret for at indsamle snacksene på 1. dagen samt at klargøre og forberede kassen undervejs i stævnet.

4. HOLDLEDER/OFFCIALS:

• Den afholdende klub sætter som krav, hvis vi skal have lov til at deltage i deres stævne, at vi stiller med et bestemt antal officials afhængig af hvor mange svømmere vi tager med. Det er den måde vi sørger for at hjælpe hinanden i hele Svømmedanmark. Således at børnene kan få gode oplevelser alle steder. Derfor er det vigtigt at vi løbende får uddannet nye officials som gerne vil tage med ud til stævnerne. Klik her for at se funktionsbeskrivelsen for officials til stævne.
• Klubben sender i udgangspunktet én holdleder med pr. hold der er repræsenteret til stævnet. Dog kan der, afhængig af stævnets størrelse og svømmernes alder, sendes flere holdledere med.
• Når man tilmelder sit barn til stævnet, kan man også tilkendegive, hvis man ønsker at være holdleder eller official.
• Der kan være flere der melder sig til at være holdleder end der er behov for – og i disse situationer er det alene k-udvalget der udvælger hvem der bliver holdleder. K-udvalget forsøger at fordele sol og vind lige, alle der ønsker at hjælpe til, kan få chancen på et tidspunkt.
• Har man et brændende ønske om at komme med som forældre, kan man med fordel tilmelde sig både som holdleder og official, så er chancerne for at blive valgt markant højere. Derudover kan man kun få tildelt én af de to funktioner.
• Klubben dækker overnatning og forplejningsomkostningerne for holdledere samt officials.
• At være holdleder betyder at man har en funktion for hele holdet, mens man er afsted til stævnet – klik her for at se beskrivelsen for en holdleder i NSK

5. KOST:

• Såfremt den arrangerende klub tilbyder kost, skal dette tilbud prioriteres.
• Der kan, efter cheftrænerens vurdering, fraviges dette til nationale mesterskaber afhængig af hvilken overnatningsmulighed der er valgt.
• Benyttes andre muligheder, så sørg for at kosten er tilpasset svømmerne.

6. TRANSPORT:

• Klubben udbetaler kun kørselspenge for kørsel mellem Nyborg Svømme- og badeland og stævneafholdelsesstedet. *
• K-udvalget planlægger og bestemmer antallet af biler der sendes afsted. Kørselsinformationen fremgår på infosedlen. *
• Kun de chauffører, som er angivet på infosedlen, kan få udbetalt kørselspenge. *
• Der gives kørselspenge til én tur frem og tilbage pr. bil. *
• Hvis træneren bidrager med egen bil til transporten, indgår denne på lige fod med de øvrige biler i forhold til kørselspenge. *
• Klubben benytter statens laveste takst til beregning af kørselspenge. *
• Transport i lejet bus benyttes kun i særlige situationer, hvor vi sender mange langvejs afsted. Det er udelukkende K-udvalget og cheftræneren der beslutter om der skal lejes en bus til et stævne.
• Klubben ser dog gerne én fælles bus for alle Fyns deltagere til unionsmesterskaberne. Det vil sige sammen med de andre fynske klubber.
• Spørgsmål til kørselsmodellen i Nyborg Svømmeklub rettes til k-udvalget. *

* OBS: Den nuværende kørselsmodel udfases med afslutningen af sæson 2022/2023.

7. EGENBETALING:

• Egenbetalingen for deltagelsen i et stævne, er stævnets totale udgifter, delt ud på det samlede antal deltagende svømmere.
• Egenbetalingen pålægges kun svømmerne.
• K-udvalget opsætter tilmeldingseventet på klubbens hjemmesiden, hvor betalingen sker sammen med tilmeldingen.
• Som udgangspunkt er egenbetalingen af samme størrelse for alle deltagere, men aftale om nedsat egenbetaling for en svømmer, som kun kan deltage i begrænset omfang, kan laves med cheftræneren, hvis den endelige tilmelding til den arrangerende klub ikke er lavet endnu. Det er alene svømmeren/forældrene, der tager initiativ til en aftale og en sådan kan kun indgåes, hvis aftalen kan administreres gnidningsfrit.

8. REFUSION:

• Fristen for indsendelse af refusion for udlæg og kørsel, i forbindelse med et stævne, er 14 dage efter stævneslut. Kontakt kassereren, hvis fristen ikke kan overholdes. *
• Klubbens refusionsbilag skal benyttes (dette bliver udsendt af den pågældende stævnetilmelder) og bilaget samt kopi af kvitteringer m.m. indsendes til kassereren i pdf-format. *
• Overskrides fristen, udbetales der ikke refusion, medmindre man har aftalt andet med kassereren. *

* OBS: Den nuværende kørselsmodel udfases med afslutningen af sæson 2022/2023.

9. AFBUD:

• Kun træneren for svømmeren kan tage imod tilmeldinger/afmeldinger til et stævne.
• Som udgangspunkt refunderes egenbetalingen ikke, hvis tilmelding til stævnet allerede er foretaget.
• Eventuel refundering af dele af egenbetalingen til stævnet aftales med cheftræneren, og vil kun kunne lade sig gøre i det omfang det er muligt at få nedsat klubbens betaling for deltagelse i stævnet pga. afbuddet.

Retningslinier for stævnedeltagelse på internationalt mesterskabsplan.

Det sker sjældent at Nyborg Svømmeklub har svømmere der er kvalificeret til internationale mesterskaber. I disse situationer aftales og planlægges deltagelsen i samarbejde med cheftræneren, K-udvalget, bestyrelsen og forældrene/svømmerne til de udtagende svømmere.